Configuración de cuentas - Configuración de la Entidad

En este apartado, el usuario administrador puede establecer configuraciones generales de la Entidad, como se evidencia a continuación:
• Accesos de usuarios por unidad de contratación: La unidad de Contratación hace referencia al área de compras de la Entidad Estatal. Así, esta opción permite definir qué usuarios de la Entidad Estatal pueden ingresar a los procesos que adelante la unidad de contratación, la entidad puede tener varias unidades de contratación. La opción se encuentra marcada por defecto con “No”, esto significa que todos los usuarios con acceso a la cuenta de la Entidad Estatal pueden acceder a todos los procesos de todas las unidades de contratación. Colombia Compra Eficiente recomienda marcar esta opción con “Sí” para que sea el usuario administrador quien defina el acceso de los usuarios por unidad de contratación como corresponda. 
• Personalización del escritorio: Permite establecer si los usuarios asociados a la Entidad Estatal pueden personalizar o no su área de trabajo. Esta opción se encuentra marcada por defecto con “Sí”.

• Configuración de equipos: permite establecer  equipos de trabajo para los procesos y el Plan Anual de Adquisiciones (PAA). Los equipos permiten definir que usuarios interactúan directamente en el proceso, asignarles un nivel de permiso y definir flujos de aprobación. En esta opción el usuario administrador debe definir qué usuarios pueden crear y editar estos equipos, la recomendación es que sea el o los usuarios administradores quienes creen y editen los equipos en SECOP II. Al “No” activar el uso de equipos, todos los usuarios de la unidad de contratación quedan habilitados para hacer todas las tareas (ej.: elaboración del pliego, publicación, aprobaciones, adjudicación, etc.) de los Procesos y del Plan Anual de Adquisiciones. Por esta razón Colombia Compra Eficiente recomienda que la opción se marque en “Sí”.

Al activar el uso de equipos en los Procesos y Plan Anual de Adquisiciones, por defecto todos los usuarios asociados a la Entidad Estatal pueden realizar cambios en los equipos definidos; para restringirlos siga los siguientes pasos:
1. Activar la casilla “Seleccionar los usuarios que pueden editar los equipos”. El SECOP II le permite agregar los usuarios que podrán crear y editar los equipos.
2. Haga clic en “Agregar usuarios”, SECOP II le permite seleccionar a los usuarios correspondientes. 

3. Luego debe definir el nivel de permiso que tendrán los usuarios. Las opciones ofrecidas por el SECOP II son: 

• Total: los usuarios pueden crear y editar los equipos del proceso.
• Parcial: Para los procesos que ya estén creados el usuario puede cambiar los aprobadores de los flujos de aprobación y no pueden editar las demás opciones del equipo. Para nuevos procesos de contratación, los usuarios pueden crear y editar los equipos.

Tenga en cuenta que para hacer uso de estos permisos el usuario debe estar dentro del equipo del proceso y la Unidad de Contratación. Si el administrador desea quitarle los permisos de edición de equipos a un usuario, añadido antes, puede hacerlo seleccionando la casilla que aparece a la izquierda de su nombre y haciendo clic en “Borrar usuarios”.

4. Opciones de exportación: Puede cambiar las opciones del formato de exportación de los documentos tipo de SECOP II.
Tenga en cuenta guardar los cambios haciendo clic en “Guardar”.